Kesäevakko kotoisasti koululla

Hallituksen kesäevakko. Ensimmäinen mielikuva kesäevakosta itselläni oli ihana auringonpaiste, paljon yhdessä ulkona oloa rennoissa merkeissä ja samalla asiat rullaavat siinä sivussa mukavasti ja suunnitelmat etenevät kuin tanssi.

Noh, siellä me istuttiin kotoisasti Haagassa neljän seinän sisällä, kuten aina suunnittelupäivien aikaan. Auringonpaiste saattoi välillä hieman kuikuilla ikkunaverhon takaa, mutta ihon palamista oli turha pelätä, eikä hyttysetkään kiusanneet. Fiilis oli kuitenkin hyvä ja hyvin valmistellut osiot menivät sujuvasti aikataulussa ja keskustelu oli tehokasta. Eli ei mennyt ihan pieleen :)

Suunnittelupäivillä hallitus (ja usein myös edustajiston puheenjohtajisto) siis kokoontuu yhteen tilaan nimensä mukaisesti suunnittelemaan tulevaa. Jokaisella meillä on omat vastuualueemme, joita yritämme kehittää eteenpäin ja suunnittelupäivillä sitten esittelemme suunnitelmiamme, keräämme ajatuksia ja ehdotuksia niiden tekoon, suunnittelemme ja ideoimme yhdessä tulevaa tai ihan konkreettisesti toteutamme jotain. Näistä esimerkkeinä vaikka julisteiden suunnittelu, kyselyiden läpikäyminen ja jatkotoimenpiteiden suunnittelu sekä vastuiden jakaminen, kirjallisten suunnitelmien ja oppaiden sisällöstä keskusteleminen, tekstin yhdessä muotoileminen ja niin edespäin.

Tässä vaiheessa vuotta kokouskäytännöt alkaa jo jäädä mieleen.

Ja mitä olisivat suunnittelupäivät ilman kokouksia? Jokaisille suunnittelupäiville on aina sovittu myös hallituksen kokous. Alkuun mietiskelin itsekseni, että miksi käyttää kallista suunnitteluaikaa kokoustamiseen. Näin pian puolisen vuotta tätä touhua seuraillessa olen todennut, että verrattuna esimerkiksi sähköisessä ympäristössä tapahtuvaan kokoustamiseen, suunnittelupäivät ovat mitä oivallisin paikka kerätä porukka yhden pöydän ääreen päättämään asioista. Jos päätettävänä on isoja, raskaita tai ehkä hieman vaikeasti ymmärrettäviä kokonaisuuksia, on hyvä varata suunnittelupäiville aikaa käydä yhdessä läpi päätettäviä asioita jo ennen kokousta, jotta asiasta voidaan keskustella ja esittää kysymyksiä "tuhlaamatta" kokoukseen käytettävää aikaa. Kokouksissa kun on tärkeää tehdä niitä päätöksiä mahdollisimman sujuvasti, niin suurin keskustelu on hyvä jättää tämän ajan ulkopuolelle. Joku logiikka tässä hommassa taitaa siis kuitenkin olla.

Kaiken "super-virallisen" tiukkaan aikataulutetun ohjelman lisäksi meillä on toki useimmiten aikaa myös sille vähän rennommalle yhdessäololle. Olemme käyneet yhdessä keilaamassa ja pizzalla, ollaan pelattu lautapelejä ja esimerkiksi viime viikonloppuna väritimme ulkona kimpassa toimiston verhoja kangastusseilla iloisessa auringonpaisteessa. Myös ruokailuhetket ovat yleensä tällaisia rennomman jutustelun aikaa, kun huonot vitsit lentelevät puolin ja toisin pöytää.

Pieni taidetuokio tekee hyvää ja verhotkin saavat värit!

Muutamat suunnittelupäivät läpi kollanneena ja niistä selvinneenä en voi väheksyä niiden merkitystä koko hallituksen työskentelylle. On ollut tosi kivaa aina kokoontua yhteen tällä porukalla, vaikka paljon etukäteen tehtävää valmistelua se tietty vaatii. Mitä paremmin kukin on hommansa etukäteen hoitanut, sen mukavammin suunnittelupäivät ovat menneet - ja voin ylpeänä sanoa, että tämä porukka on tehnyt aivan tajuttoman hyvin hommansa! Näissä tunnelmissa me jatkamme kesänkin ajan työskentelyä.

Syksyllä nähdään taas!

Haluamme toivottaa kaikille vielä erittäin mahtavaa kesää, vietit sen sitten työn touhussa tai ansaitusta vapaa-ajasta nauttien :) Blogi jää myös kesälomalle, joten täällä taas tapahtuu seuraavan kerran elokuussa!

Ihanaa kesää,

Viestintävastaava Heidi (ja koko porukka)